Protokollierung des E-Mailversands auf Kursebene

Sehr viele SEMCO-Installationen werden mittlerweile mit einem automatisiertem E-Mail-Versand für die unterschiedlichsten Sachverhalte eingerichtet. Beispielsweise:

  • Ein Trainer soll seinen Trainingsauftrag automatisch per E-Mail erhalten, sobald er einem Kurs zugeordnet wird.
  • Ein Trainer soll automatisch benachrichtigt werden, falls sich an den Kursdaten nachträglich etwas ändert.
  • Ein Teilnehmer soll seine Anmeldebestätigung und seine Rechnung automatisch per E-Mail erhalten, sobald er/sie für einen Kurs gebucht wird.

Diese E-Mail-Typen wurden bisher automatisch im Hintergrund versendet, sobald in SEMCO die entsprechende Aktion ausgeführt worden ist. Damit der Anwender den erfolgreichen E-Mail-Versand überprüfen konnte wurden die E-Mails meist zusätzlich per bcc an eine E-Mail-Adresse des Schulungsunternehmens versendet.

Falls es aber Rückfragen seitens der Empfänger gab musste man stets im E-Mail-Programm nach der entsprechenden Mail suchen, da es keine Protokollierung innerhalb von SEMCO gab. Dies wird nun ab V4.6 angeboten und die Funktionalität wird in diesem Beitrag exemplarisch vorgestellt.

Neues Icon in der Kursübersichtsliste

Wenn in einem SEMCO-System der automatisierte E-Mail-Versand eingerichtet ist wird ab V4.6 an dritter Stelle ein neues Icon angeboten. Durch Klick auf das dieses Icon gelangt man in die E-Mail-Protokollierung und es werden alle Mails angezeigt, die im Zusammenhang mit diesem Kurs versendet worden sind.

In einer tabellarischen Übersicht werden alle versendeten E-Mails mit folgenden Spalteninformationen angezeigt:

  • Empfänger
    An wen die E-Mail adressiert und an welche Adresse die Nachricht versendet worden ist. Bei einem Teilnehmer besteht zum Beispiel auch die Möglichkeit E-Mails an abweichende Kontaktpersonen zu versenden (z.B. Erziehungsberechtigte oder anderweitige Kontaktpersonen).
  • E-Mail-Typ
    Der E-Mail-Typ gibt an, aus welchem Grund eine E-Mail versendet wurde.
  • Betreff/Text
    Wenn man mit der Maus über diese Zelle fährt wird der vollständige Betreff und Langtext der betreffenden E-Mail angezeigt.
  • Versandstatus und -zeitpunkt
    Diese Information dient zur Protokollierung, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die E-Mail von SEMCO versendet worden ist.
  • Attachments
    Falls eine E-Mail Anlagen hatte werden die versendeten Dokumente in dieser Spalte angezeigt und können bei Bedarf erneut heruntergeladen werden.

Da es in der Praxis teilweise sehr viele kursbezogenen E-Mails geben kann wird innerhalb der Protokollierung eine Suchfunktion angeboten. Die Suche ist so aufgebaut, dass Sie

  • entweder nach einem bestimmten Teilnehmer oder einem Trainer, oder
  • nach einer bestimmten E-Mail-Adresse, oder
  • nach bestimmten Empfängertypen (Teilnehmer, Trainer, Firmenansprechpartner, etc), oder
  • nach bestimmten E-Mail-Typen suchen können

Beispiel 1: Suche nach allen E-Mails, die der Teilnehmer Brad Pitt erhalten hat.

Beispiel 2: Suche nach allen E-Mails, wo Teilnehmer eine Kursinfo erhalten haben

Wichtige Punkte zur Aktivierung der Protokollierung

  1. Die E-Mail-Protokollierung muss nach einem Upgrade einmalig eingerichtet werden. Insbesondere ist zu prüfen, ob bestimmten kundenindividuelle E-Mail-Typen oder Versandzeitpunkte zu berücksichtigen sind.
  2. Es werden nur E-Mails protokolliert, die nach der Aktivierung der Protokollierung versendet werden. Bei einer nachträglichen Aktivierung können Sie entscheiden, ob bereits versendete E-Mails in die Protokollierung migriert werden sollen oder ob die Protokollierung zukünftiger E-Mails für Sie ausreichend ist.
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