Ganzheitliche Überarbeitung des Bestellwesens

Die Entwicklung des Bestellwesens durchlief innerhalb von SEMCO einem mehrstufigem Entwicklungsprozess.

Zu Beginn bestand lediglich eine Anforderung Kurse klammern zu können, so dass mehrere Trainings in einer Sammelrechnung abgerechnet werden konnten. Dafür wurde damals die Begrifflichkeit Klammerabrechnung verwendet und die Funktionalität wurde erstmals mit SEMCO 3.0 angeboten.

Mit Release 4.4 wurden kleinere Optimierungen an dieser Funktionalität vorgenommen ( siehe damaliger Artikel: Sammelbestellungen). Im Wesentlichen war es danach möglich für die geklammerten Kurse zusammenfassende Dokumente zu erstellen und nach der Klammer in diversen Listen suchen zu können. Hier wurde dann zum ersten Mal der Begriff Sammelbestellung eingeführt.

Mittlerweile wird SEMCO von sehr vielen Kunden im B2B-Bereich genutzt und Bestellungen finden dort regelmäßig Verwendung und sind ein gängiger Begriff. Einzelne Trainings oder Kurse sind für diese Kunden nicht mehr das wesentliche Objekt, sondern die Bestellung ist der zentrale Einstiegspunkt. Folgende Anforderungen an SEMCO werden dann meist gestellt:

  • Das abzurechende Objekt ist die Bestellung und es soll dort eine Rechnungsadresse eingegeben werden können.
  • Eine Bestellung kann aus ein oder mehreren Bestellpositionen bestehen.
  • Alle Aktionen sollen direkt über die Bestellung erfolgen. D.h.
    • Kurse sollen direkt über die Bestellung angelegt werden.
    • Man wünscht eine Buchungshistorie einer Bestellung, die nur die Kurse der Bestellung anzeigt.
    • Es wird eine externe Dokumentenverwaltung für Bestellungen gewünscht.
    • Alle für die Bestellung generierten Dokumente sollen direkt über die Bestellung abgerufen werden können.

Mit SEMCO 4.6 fand deshalb eine komplette Überarbeitung des Bestellwesens statt und alle Änderungen werden nun in diesem Beitrag vorgestellt.

Überarbeitung der Übersichtstabelle der Bestellungen

In der ersten Spalte wird die Bestellnummer und direkt danach werden die einzelnen Bestellpositionen angezeigt. Die wichtigste Änderung ist, dass nun direkt hier neue Kurse oder Buchungen als neue Bestellposition angelegt werden und eine Buchungshistorie der Bestellung aufgerufen werden kann. Abgeschlossen wird der Bereich durch eine externe Dokumentenverwaltung sowie dem Icon für den Dokumentendownload der Bestellung.

Überarbeitung des Bestellformulars

Direkt bei der Bestellung kann nun die Rechnungsadresse eingegeben werden, die später bei der Rechnungsstellung verwendet werden soll.

Anmerkung:
Manche Kunden erweitern dieses Bestellformular noch dahingehend, dass eine Unterscheidung zwischen interner und externer Bestellnummer möglich ist. Größere Geschäftspartner nennen oft eine externe Bestellnummer, die eingetragen werden muss. Und für kleinere Geschäftspartner ohne eigene Bestellnummer wird eine interne Bestellnummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis vergeben. Damit wird erreicht, dass in SEMCO das Bestellwesen durchgängig verwendet wird.

Überarbeitung des Menüpunktes Rechnungswesen

Um deutlicher zwischen einzeln abrechenbarer Kurse und dem Bestellwesen zu unterscheiden wurde für beide Punkte separate Menüpunkte eingeführt.

Unter dem Menüpunkt Firmenkurse einzeln abrechnen werden Buchungen angezeigt, die nicht über eine Bestellung abzurechnen sind. Über den Menüpunkt Firmenbestellungen abrechnen wird das Bestellwesen abgerechnet.

Berücksichtigung der Rechnungsadresse der Bestellung bei der Abrechnung

Bei der Abrechnung der Bestellung wird bei den Rechnungskopfdaten zuerst ausgewertet, ob in der Bestellung eine Rechnungsadresse enthalten ist. Falls ja, wird diese als Empfänger ausgewählt. Falls nein, wird wie bisher auch die Rechnung an die zentrale Firmenadresse ausgestellt.

Suche nach Bestellnummern

Die Suche nach Bestellungen wurden in allen standardmäßig angebotenen Listen eingebaut. Obiger Screenshot zeigt eine Suche nach einer bestimmten Bestellnummer innerhalb des Rechnungswesens.

Ansicht einer Bestellung in Kurs- und Buchungsviews

Um innerhalb eines Kursviews oder eines Buchungsviews erkennen zu können, dass es sich um Bestellposition handelt wird zukünftig die zugrundeliegende Bestellung mit angezeigt.

Beispiel für einen Kursview

Beispiel für einen Buchungsview

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