Checklisten für Seminare

Für bestimmte Seminare ist es gewünscht, dass Mitarbeiter eine Checkliste abarbeiten. In einer solchen Checkliste soll dokumentiert werden, wann und von wem bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit der Seminarabwicklung erledigt worden sind. Es soll außerdem für jede einzelne Veranstaltung klar erkennbar sein, ob eine Checkliste bereits vollständig abgearbeitet worden ist oder ob bestimmte Aufgaben noch offen sind.

Dabei ist zu beachten, dass es für unterschiedliche Seminare eventuell auch unterschiedliche Checklisten geben kann. Beispiele:

  • Führungskräfteseminare erfordern andere Aufgaben als Mitarbeiter-Gruppentrainings.
  • Für manche Seminare ist es erforderlich Unterkünfte für Teilnehmer zu buchen und für andere nicht.

Aus diesem Grund können in SEMCO mehrere Checklisten hinterlegt werden.

Die Checklisten-Funktionalität wird mit Version 4.5 ausgeliefert und der Gesamtprozess wird im Folgenden anhand eines Beispiels vorgestellt.

Neues DropDown-Feld im Kursformular

Für jedes Seminar können Sie in den Steuerungsfeldern angeben, ob und wenn ja welche Checkliste erforderlich ist.

Abarbeitung der Checkliste

Wenn Sie eine Checkliste angegeben haben können Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung zu jedem Zeitpunkt alle für dieses Seminar erledigten Aufgaben dokumentieren. Dazu wird in SEMCO ein neuer Menüpunkt im Bereich der Kursverwaltung angeboten.

Unter diesem Menüpunkt werden Ihnen alle Kurse angezeigt, bei denen die zu erledigenden Aufgaben bisher noch nicht vollständig erfasst worden sind.

Um die Checkliste zu aktualisieren klicken Sie auf das Icon  und es öffnet sich folgendes Formular.

Im unteren Bereich des Formulars werden Ihnen alle Aufgaben aufgelöst, welche in der Checkliste hinterlegt sind. Sobald eine Aufgabe abgearbeitet ist wird der entsprechende Punkt auf erledigt gesetzt und mit einem Datum versehen. SEMCO schreibt dabei automatisch die Information fort, welcher User die Aufgabe auf erledigt gesetzt hat.

Sobald für einen Kurs alle relevanten Aufgaben abgearbeitet worden sind setzen Sie das Flag Checkliste für diesen Kurs abgearbeitet.

Zwingend zu erledigende Aufgaben werden mit einem roten Stern gekennzeichnet. Diese müssen dann zuerst auf erledigt gesetzt werden bevor die komplette Checkliste als bearbeitet markiert werden kann.

Überwachung der rechtzeitigen Abarbeitung von Checklisten

Die Überwachung der rechtzeitigen Abarbeitung von Checklisten ist an den Workflow angeschlossen und Sie können die Fristen definieren, bis wann Checklisten von Ihren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Falls diese Fristen überschritten werden findet eine entsprechende Benachrichtigung in der Inbox statt.

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