Trainerabrechnungen – Überarbeitung und Erweiterung

Bereits seit Version 4.3 wird die Möglichkeit angeboten, dass Trainer ihre Rückmeldungen direkt in SEMCO abrechnen können. Jeder Kunde konnte dabei für sich selbst entscheiden, ob in seinem Unternehmen das Gutschriftsverfahren eingesetzt wird oder ob die Trainer über SEMCO Abrechnungen mit eigener Rechnungsnummer erzeugen.

Mit wachsender Verbreitung von SEMCO entstand aber der Bedarf nach Mischformen jeglicher Art. Beispielsweise sollte es steuerbar sein, dass

  • Trainer A dem Gutschriftsverfahren zugestimmt hat, aber Trainer B eigene Rechnungen erstellen möchte.
  • Oder dass ein Trainer in der Regel Rückmeldungen abrechnen darf, aber für bestimmte Kurse keine Abrechnung erfolgen soll.

Einführung eines Abrechnungstyps

Mit Version 4.7 wurde die Trainerabrechnungsfunktionalität grundsätzlich überarbeitet und erweitert. Wesentliche Änderungen sind dabei:

  1. In den Trainerstammdaten kann nun ein Abrechnungstyp erfasst werden, wie der Trainer in der Regel an Ihr Unternehmen abrechnet. Zur Auswahl stehen:
    1. Honorarrechnung
      D.h. der Trainer rechnet seine Rückmeldung mit eigener Rechnungsnummer ab und das daraus resultierende Dokument enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Bankverbindung sowie die Adresse des Ausstellers (der Trainer).
    2. Gutschriftsverfahren
      D.h. die Abrechnung im Gutschriftverfahren erfolgt nicht wie gewöhnlich durch den Lieferanten mittels einer Kreditorenrechnung, sondern in dem Fall umgekehrt, durch Ihr Unternehmen mittels Erstellung eines Abrechnungsbeleges (Gutschrift) und dessen Zusendung an den Kreditor. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt somit abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten (§14 Abs. 2 Satz 3 UStG).
    3. Timesheet.
      D.h. der Trainer erhält eine Übersicht seiner genehmigten Unterrichtszeiten für seine Unterlagen. Es handelt sich hier aber um keine buchhalterische Abrechnung.
    4. Keine Abrechnung.
      D.h. der Trainer rechnet überhaupt nicht über SEMCO ab und nach Einreichen der Rückmeldung durch den Trainer ist der Prozess innerhalb SEMCO abgeschlossen.
  2. Wenn der Trainer für einen Kurs ausgewählt wird schlägt SEMCO den in den Trainerstammdaten voreingestellten Abrechnungstyp vor. Bei Bedarf kann hier aber nochmals die Abrechnungsart überschrieben werden. Beispielsweise falls der Trainer normalerweise abrechnet, für diesen speziellen Kurs aber aus bestimmten Gründen keine Abrechnung erfolgen soll.
  3. Bei der späteren Abrechnung der Rückmeldungen werden die bei der Kurs-Trainerzuordnung eingestellten Abrechnungstypen ausgewertet und das jeweilige Abrechnungsdokument erstellt. Dabei gelten folgende Besonderheiten:
    1. Wenn sich ein Trainer selbst im System einloggt werden ihm im Menüpunkt Trainerabrechnung erstellen nur Rückmeldungen mit dem Abrechnungstyp Honorarrechnung oder Timesheet angezeigt, da Rückmeldungen mit dem Abrechnungstyp Honorargutschrift durch Sie als beauftragendes Unternehmen abgerechnet werden.
    2. Falls ein Trainer Kurse bzw. Rückmeldungen mit unterschiedlichen Abrechnungstypen hat müssen separate Abrechnungen vorgenommen werden.
    3. Für den Abrechnungstyp Honorarrechnung muss der Trainer zwingend eine eigene Rechnungsnummer bei der Abrechnung seiner Rückmeldungen eingeben. Während bei den restlichen Abrechnungstypen ein eigener Nummernkreis von Ihrem Unternehmen hinterlegt wird.

e-Mail-Versand

Ein automatischer e-Mail-Versand kann so eingerichtet werden, dass das resultierende Dokument per e-Mail an den Trainer versendet wird. Bei Bedarf kann die gleiche e-Mail als Kopie an Ihre eigene Buchhaltung zusätzlich versendet werden.

Buchhaltungsschnittstelle

Trainerabrechnungen können an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben werden, sofern die Kontenfindung eingerichtet ist. Hier gibt es nun die Änderung, dass nur noch Rückmeldungen mit dem Abrechnungstyp Honorarrechnung oder Honorargutschrift buchhalterisch relevant sind.

Beispiel-Prozess


Im folgenden soll die neue Funktionalität anhand folgendes Beispiels verdeutlicht werden:

Ein Trainer Thomas Schmied hat zu Beginn den Abrechnungstyp Honorarrechnung und möchte seine Rückmeldungen vorerst selbst abrechnen. Der Trainer wechselt anschließend zum Gutschriftsverfahren und alle zukünftigen Rückmeldungen sollen ab diesem Zeitpunkt nach dem neuen Verfahren abgerechnet werden. Dieser Prozess wird nun mit den entsprechenden Einzelschritten vorgestellt.

Schritt 1: Pflege des Abrechnungstyps in den Trainerstammdaten

In den Stammdaten des Trainers wurde in der Registerkarte Organisatorische Daten als Abrechnungstyp Honorarrechnung hinterlegt.

Schritt 2: Thomas Schmied wird einem Kurs zugeorndet

Bei der Kurstrainer-Zuordnung wird der in den Trainerstammdaten hinterlegte Abrechnungstyp vorgeschlagen und wird in unserem Beispiel übernommen.

Schritt 3: Abrechnung geleisteter Unterrichtszeiten

In der Zwischenzeit wurde von Thomas Schmied eine Rückmeldung für den Januar 2016 abgegeben und 8 Stunden wurden genehmigt. Diese können nun durch den Trainer abgerechnet werden. Thomas Schmied loggt sich dazu in SEMCO ein und seine genehmigte Rückmeldung steht zur Abrechnung bereit.

Der Trainer startet nun die Abrechnung und die Rechnung wird vorbereitet. Da der Abrechnungstyp Honorarrechnung lautet muss der Trainer hier zwingend eine eigene Rechnungsnummer eingeben.

Als Resultat entsteht folgendes Rechnungsdokument, welches der Trainer nun entweder einreichen kann oder je nach Systemeinstellung direkt per E-Mail an die Buchhaltung Ihres Unternehmens versendet wird.

Die Abrechnung durch den Trainer ist somit abgeschlossen.

Schritt 4: Umstellung auf das Gutschriftsverfahren

Der Trainer möchte nun auf das Gutschriftsverfahren wechseln. Dies geschieht zuerst in den Trainerstammdaten, wo der Abrechnungstyp entsprechend geändert wird. Das hat zur Folge, dass für zukünftige Kurse automatisch der neue Abrechnungstyp vorgeschlagen wird. Zusätzlich soll in diesem Beispiel auch eine nachträgliche Umstellung für den laufenden Kurs erfolgen. Dazu wird zuerst der entsprechende Kurs selektiert.

Aktuell ist dort noch die ursprünglich erfasste Abrechnungsart Honorarrechnung erfasst. Dies soll nun in Gutschriftsverfahren umgeändert werden und dazu wird das Icon zum Bearbeiten der Kurs-Trainer-Zuordnung geklickt. Es öffnet sich dann das entsprechende Formular, wo der Abrechnungstyp zu ändern ist.

Nach dem Speichern findet eine Aktualisierung des Abrechnungstyp statt und alle folgenden Rückmeldungen werden ab sofort über das neue Abrechnungsverfahren abgerechnet.

Schritt 5: Abrechnung nach dem Gutschriftsverfahren

Nach der Umstellung wurde von Thomas Schmied eine weitere Rückmeldung für den Februar 2016 abgegeben und weitere 10 Stunden wurden genehmigt. Diese können nun durch den Trainer nicht abgerechnet werden, da dies nun gemäß dem Gutschriftsverfahren durch Ihr Unternehmen selbst geschieht. D.h. Thomas Schmied sieht die abrechenbare Rückmeldung nicht mehr in seinem Arbeitsbereich.

Anmerkung: Es macht deswegen auch Sinn dem Trainer diesen Menüpunkt gar nicht mehr anzubieten, was über das Rollenmodell eingestellt werden kann.

Ihr Unternehmen startet nun die Abrechnung durch einen Ihrer Mitarbeiter.

Da der Abrechnungstyp Gutschriftsverfahren lautet muss hier keine Rechnungsnummer eingegeben werden. Stattdessen wird durch SEMCO automatisch eine neue Gutschriftsnummer vergeben.

Als Resultat entsteht ein Abrechnungsbeleg, welches Sie nun an den Trainer übermitteln.

<HIER NOCH DAS DOKUMENT EINFÜGEN>

Die Abrechnung durch den Trainer ist somit abgeschlossen.

Rechnungarchivierung

Alle erstellten Dokumente stehen anschließend Ihnen und dem Trainer in einer tabellarischen Übersichtsliste stets zum Download zur Verfügung.

<HIER NOCH DEN SCREENSHOT EINFÜGEN>

Diese Liste kann durchsucht werden und jeder Zeile kann entnommen werden,

  • wann die Abrechnung erfolgte,
  • welche Nummer vergeben worden ist,
  • welcher Betrag abgrechnet worden ist,
  • mit welchem Abrechnungsverfahren abgerechnet worden, und
  • das entsprechende Dokument kann jederzeit wieder abgerufen werden.

<HIER NOCH DEN SCREENSHOT EINFÜGEN>

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