Teilnehmer: Einstufungstest anlegen und bearbeiten

Bis einschließlich Version 5.1 gab es bereits in SEMCO die Möglichkeit zu dokumentieren, ob ein Teilnehmer einen Einstufungstest gemacht hat und mit welchen Ausgangslevel er/sie eingestuft worden ist.

Ab Version 5.2 stehen  standardmäßig deutlich erweiterte Funktionen zur Verfügung um durchgängig abzubilden,

  • für welche Teilnehmer ein Einstufungstest notwendig ist,
  • diese darüber zu benachrichtigen,
  • zu überwachen, dass die Einstufungstest rechtzeitig gemacht werden, und
  • letztendlich den Ausgangslevel zu setzen.

Das Zusammenspiel der neuen Funktionen werden im Folgenden anhand eines Beispiels beschrieben.

Einladung zu einem Einstufungstest

In den Teilnehmerstammdaten haben Sie die Möglichkeit für einen Teilnehmer zu jedem beliebigen Zeitpunkt anzugeben, dass er/sie einen Einstufungstest machen soll.

Dazu machen Sie in den blau umrahmten Feldern Angaben zur Zielsprache, welcher Einstufungstest gewünscht ist und bis wann die Einstufung voraussichtlich abgeschlossen sein soll. Der Name des Einstufungstests ist ein DropDown-Feld und es werden Ihnen dort alle Einstufungstest zur Auswahl angeboten, mit denen Sie arbeiten. Die Eingaben werden dabei validiert, so dass es nicht passieren kann zum Beispiel für die Zielsprache Englisch versehentlich ein Deutsch-Einstufungstest  eingegeben wird.

Nach dem Abspeichern der Informationen kann der Teilnehmer per E-Mail informiert werden, dass man ihn/gerne einstufen möchte und auf wie die Einstufung erfolgt.

In obigem Beispiel wird der Teilnehmer gebeten einen Online-Einstufungstest auszufüllen, der in seinem persönlichen Kundenportal bereit steht. Falls Sie vor Ort Einstufungstest durchführen kann der E-Mailtext natürlich entsprechend angepasst werden und beispielsweise Raumangaben enthalten und zu welcher Zeit der Test beginnt. Alternativ kann die Information auch auf die Anmeldebestätigung einer Kursbuchung gedruckt werden. Es gibt also diverse Möglichkeiten, wie Sie den Teilnehmer informieren können.

Durchführung des Einstufungstests

Durch Durchführung und Eingabe der Einstufungsergebnisse steht ein neuer Menüpunkt unter Teilnehmer --> Einstufungstest --> Einstufung vornehmen zur Verfügung. Sie erhalten dann eine Liste aller Teilnehmer, deren Einstufung bisher noch nicht vollständig abgeschlossen ist.

 Jeder Eintrag besitzt dabei einen von drei möglichen Status, die folgende Bedeutung haben:

  • Einstufungstest erforderlich
    Der Einstufungstest wurde noch nicht gemacht. Sei es, weil ihn Teilnehmer noch nicht online gemacht hat. Oder weil der Vor-Ort-Einstufungstest noch nicht stattgefunden hat.
  • Zur Prüfung
    Dieser Status bedeutet, dass der Einstufungstest zwar bereits durchgeführt worden ist, aber der daraus resultierende Ausgangslevel noch nicht eingetragen worden ist. Beispielsweise weil im Anschluss an einen schriftlichen Test noch ein mündliches Gespräch stattfinden soll und erst danach eine Einteilung erfolgt.
    Falls Sie mit einem Kundenportal arbeiten wird jeder Online-Einstufungstest sofort auf zur Prüfung gesetzt, sobald ein Teilnehmer seinen Test ausgefüllt hat. Dieser wird zusätzlich vom System ausgewertet und die Felder Abgegeben am und Erzielte Punktzahl werden entsprechend aktualisiert. Dadurch haben Sie auch ein genaues Bild davon, wie die Online-Tests von Ihren Teilnehmer genutzt werden.
  • Eingestuft
    Dieser Status wird gesetzt, sobald das Ausgangslevel eingetragen wird und Einträge mit diesem Status werden standardmäßig ausgeblendet, da keine weitere Aktion mehr notwendig ist.

Einstufung vornehmen

Da der Beispiel-Teilnehmer Timo Horn seinen Einstufungstest am 03.06.2017 gemacht hat und er 80% der gestellten Fragen richtig beantwortet hat, soll er nun einen Ausgangslevel von B1 erhalten. Dazu klicken Sie auf das Icon und es öffnet sich folgendes Formular:

Tragen Sie dort nun Ihre Einschätzung im Feld Level ein, ändern den Status auf Eingestuft und speichern Sie anschließend den Eintrag. Dadurch findet eine gleichzeitige Aktualisierung der Teilnehmerstammdaten statt.

 Zum einen wurde der eben eingegebene Ausgangslevel in das Feld aktuelles Sprachniveau vererbt. Zum anderen werden Ihnen die Einträge aus dem Einstufungsformular in einer Tabelle angezeigt.

E-Mailbenachrichtigen

Für die automatisierte Kommunikation mit den Kunden stehen Ihnen zwei neue E-Mailvorlagen zur Verfügung, die Sie bei Bedarf mit Ihren Texten versehen durch das System versenden lassen können.

  • Zum Zeitpunkt, wenn ein Teilnehmer für einen Einstufungstest eingeplant wird.
  • Falls der Zeitpunkt abzugeben am verstrichen ist und das Feld abgegeben am ist weiterhin leer.

erhalten mit nä und Sie informieren ihn, wann und wo der

Teilnehmer mit mehreren Einstufungstests

In obigem Beispiel wurde der Prozess beschrieben, dass ein Teilnehmer einen Einstufungstest macht. Es ist aber natürlich möglich, dass ein Teilnehmer mehrere machen soll. Zum Beispiel weil er zwei Fremdsprachen bei Ihnen lernen will oder weil man den Lernerfolg zu späteren Zeitpunkten abfragen möchte. Diese Fälle können Sie ebenfalls in den Teilnehmerstammdaten erkennen. Beispiel:

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